CodeTwo Email Signatures for Office 365 ist ein Cloud-Dienst, der vollständig in Microsoft 365 integriert ist und E-Mail-Signaturen für alle Nutzenden einer Organisation zentral verwaltet. Die Lösung funktioniert mit allen E-Mail-Apps und -Geräten – Outlook für Windows, Outlook für Mac, Outlook Web App (OWA), Smartphones und Tablets – und benötigt keine Installation auf den Endgeräten der Nutzenden.
CodeTwo ist weltweit eine der meisteingesetzten und bestbewerteten Lösungen für E-Mail-Signaturmanagement und überzeugt durch einen einzigartigen Funktionsumfang: vom weltbesten HTML-Editor für Signaturvorlagen über die nahtlose Azure-AD-Integration bis hin zu Marketing-Tracking und Ein-Klick-Kundenzufriedenheitsumfragen. Wir übernehmen die Einrichtung, Konfiguration und laufende Betreuung Ihrer CodeTwo-Umgebung.
Besonders hervorzuheben: CodeTwo benötigt keine lokale Installation auf den Endgeräten Ihrer Mitarbeitenden und keine Anpassungen an Ihrer bestehenden E-Mail-Infrastruktur oder Ihrem Mailserver. Die Lösung integriert sich vollständig in Ihre bestehende Microsoft 365-Umgebung und lässt sich über das Microsoft 365 Admin Center zentral administrieren – sicher, einfach und mit minimalem Administrationsaufwand.
Mit CodeTwo verwalten Sie zentral alle Microsoft 365-Signaturen und Haftungsausschlüsse Ihrer gesamten Organisation – über eine einzige webbasierte Konsole im Microsoft 365 Admin Center. Je nach Bedarf wählen Sie den passenden Signaturmodus: das Hinzufügen von Signaturen serverseitig in der Cloud (nachdem E-Mails gesendet wurden), direkt in Outlook beim Verfassen einer Nachricht (clientseitig) oder eine Kombination beider Modi.
Der clientseitige Signaturmodus nutzt ein modernes Web-Add-In für Outlook, das gemeinsam mit Microsoft entwickelt wurde – das welterste Web-Add-In für Signaturen in Desktop Outlook und OWA. Nutzende können direkt beim E-Mail-Schreiben aus verfügbaren Signaturen wählen, ohne dass eine Installation auf dem Endgerät notwendig ist. Clientseitige Signaturen unterstützen vollständig S/MIME-signierte und verschlüsselte Nachrichten.
Der Vorteil des kombinierten Modus: Serverseitige Signaturen greifen als Sicherheitsnetz für E-Mails, die über Geräte oder Clients ohne Add-In versendet werden – etwa vom Smartphone oder aus einer Drittanbieter-App. Clientseitige Signaturen sorgen dafür, dass Mitarbeitende die Signatur beim Verfassen sehen und bei Bedarf anpassen können. Beide Modi zusammen gewährleisten lückenlose Signaturabdeckung in jeder Situation.
CodeTwo bietet granulare Steuerungsmöglichkeiten für das Signaturmanagement: Sie entscheiden selbst, welche Nutzenden und welche E-Mails zu welchem Zeitpunkt welche Signatur erhalten sollen. Interne und externe Nachrichten, ausgewählte Absendegruppen, Empfänger oder Sprachgruppen können mit unterschiedlichen Signaturen versehen werden.
Mithilfe von Azure Active Directory-Nutzerattributen – etwa Abteilung, Stellenbezeichnung, Telefonnummer oder Standort – sowie Schlüsselwörtern im E-Mail-Text oder -Betreff lassen sich Signaturregeln automatisch auslösen. Ein Mitarbeitender im Vertrieb erhält automatisch eine andere Signatur als jemand aus dem Support – ohne manuellen Eingriff. Das macht CodeTwo zu einem außerordentlich leistungsfähigen und skalierbaren Signaturmanager, der auch in großen Organisationen mit Hunderten von Nutzenden zuverlässig funktioniert.
Auch für mehrsprachige Organisationen ist CodeTwo optimal: Unterschiedliche Signaturvorlagen können für verschiedene Sprachen hinterlegt und automatisch auf Basis der Spracheinstellung des Absenders oder Empfängers ausgewählt werden. So kommuniziert Ihr Unternehmen in jeder Sprache professionell und konsistent.
Mit dem clientseitigen Signaturmodus geben Sie Benutzern mehr Kontrolle über ihre E-Mail-Signaturen. Dieser Modus fügt E-Mail-Signaturen direkt beim E-Mail-Schreiben ein. Es nutzt ein modernes Web-Add-In für Outlook, das wir zusammen mit Microsoft entwickelt haben (das welterste Web-Add-In für Signaturen in Desktop Outlook und OWA). Dabei ist keine Installation auf der Endbenutzer-Seite nötig: alles geschieht im Microsoft 365 Admin Center.
Dank dem Add-In wählen Ihre Benutzer eine beliebige Signatur beim E-Mail-Schreiben direkt in Outlook für Windows, Outlook für Mac (Early Access) und OWA aus. Clientseitige Signaturen unterstützen vollständig S/MIME-signierte und verschlüsselte Nachrichten.
Es gibt keine Einschränkungen hinsichtlich der E-Mail-Clients, die Sie verwenden. Das Programm kann E-Mail-Signaturen zu Nachrichten hinzufügen, die Sie von buchstäblich jedem mobilen Gerät senden.
Der webbasierte HTML-Editor bietet eine WYSIWYG-Funktionalität (What You See Is What You Get) und gibt Ihnen die beste Flexibilität auf dem Markt, sodass Sie die Signaturvorlagen immer an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Er enthält außerdem Dutzende professioneller, vorgefertigter Signaturvorlagen, die Sie schnell und einfach personalisieren und einsetzen. All dies ohne HTML-Kenntnisse!
Unsere E-Mail-Signatursoftware unterstützt Bilder, Banner, Social Media Buttons und andere Grafiken, die Sie problemlos in Ihren E-Mail-Signaturvorlagen einbetten. Dadurch sorgen Sie nicht nur für professionelles Aussehen Ihrer E-Mails, sondern auch erhalten Sie viele neue Möglichkeiten hinsichtlich Ihres E-Mail-Marketings. Unsere Lösung unterstützt Sie auch dabei, Ihre Corporate Identity erfolgreich zu stärken.
Dank Platzhaltern personalisieren Sie E-Mail-Signaturen mit Benutzerkontaktdetails und Unternehmensinformationen aus Ihrem Azure Active Directory. CodeTwo Email Signatures for Office 365 speichert Azure AD-Benutzerattribute automatisch alle 20 Minuten zwischen (sogar 36-mal häufiger als konkurrierende Lösungen). Somit sind Ihre Signaturen und automatische Antworten immer auf dem neusten Stand. Sie können alle Attribute einfach zentral verwalten, benutzerdefinierte CodeTwo-Attribute hinzufügen oder Endbenutzern erlauben, ihre Kontaktdaten selbst zu aktualisieren.
Bedingte Platzhalter geben Ihnen die Möglichkeit, benutzerdefinierte Elemente (Text, Bilder usw.) für bestimmte Benutzer und Gruppen einzufügen oder auch Benutzerdaten durch generische Informationen zu ersetzen, wenn einige Benutzerattribute in Azure AD fehlen.
Mit unserem Microsoft 365-Signaturmanager können Sie Microsoft 365-Benutzerbilder in E-Mail-Signaturen einfügen.
Unser modernes E-Mail-Signatur-Positionierungssystem fügt E-Mail-Signaturen direkt unter letzten Antworten und Weiterleitungen hinzu – nicht am Ende der Korrespondenz.
Mit dem Programm betten Sie grafische Teile Ihrer Signatur direkt in E-Mails ein. Dies bedeutet, dass Ihre Empfänger auf jedem Gerät immer eine vollständige, gebrandete Signatur sehen, ohne dass sie die Bilder herunterladen müssen. Rote Kreuze und Büroklammersymbole gehören der Vergangenheit an.
Verwandeln Sie Ihre E-Mails in ein leistungsstarkes Tool für digitales Marketing. Verwenden Sie URL-Tagging, um die Ergebnisse Ihrer Kampagnen in Web-Analytics-Plattformen wie Google Analytics zu verfolgen.
Es ist möglich, automatisch personalisierte Ein-Klick-Kundenzufriedenheitsumfragen zu Ihren E-Mail-Signaturen hinzuzufügen: egal welche Geräte Sie verwenden. Diese Funktion lässt Sie die Zufriedenheit Ihrer Kunden präzise messen und analysieren. Dank dessen können Sie auf das Feedback entsprechend reagieren und Ihr Team belohnen.
Ihre E-Mails werden weder gespeichert noch von jemandem gelesen. Wir verwenden mehrere Sicherheitsmechanismen, auf deren unsere Lösung basiert (einschließlich OAuth 2.0, TLS-Verschlüsselung, MFA). Sie schützen Ihre Office 365-Anmeldedaten und den E-Mail-Fluss – der gesamte Prozess wurde von Microsoft zertifiziert und wird regelmäßig von den Sicherheitsspezialisten von Microsoft überprüft und Penetrationstests unterzogen. Unsere Dienste sind auch mit dem vierlagigen Sicherheitssystem integriert. Außerdem werden sie von unserem 24/7-Back-End-Support und -Monitoring überwacht, um die weltbeste Zuverlässigkeit und Datensicherheit zu liefern. CodeTwo ist konform mit DSGVO, CCPA, HIPAA und PCI und wird regelmäßig auditiert.
Professionelles E-Mail-Signaturmanagement ist schnell eingerichtet – aber optimal konfiguriert, mit durchdachten Signaturregeln, konsistenten Vorlagen und nahtloser Azure-AD-Integration ist es unsere Aufgabe. Wir begleiten Sie strukturiert und persönlich von der ersten Signaturgestaltung über die technische Einrichtung bis zur laufenden Pflege. Dabei bringen wir nicht nur technisches Know-how mit, sondern auch ein gestalterisches Auge für professionelle, markenkonforme Signaturen.
Als Teil unseres ganzheitlichen IT-Portfolios verbinden wir E-Mail-Signaturmanagement nahtlos mit unseren übrigen Leistungen rund um Microsoft 365, E-Mail-Archivierung und IT-Betreuung – alles aus einer Hand, alles aufeinander abgestimmt. So profitieren Sie nicht nur von professionellen Signaturen, sondern von einer vollständig integrierten, betreuten Microsoft 365-Umgebung, die jeden Aspekt Ihrer geschäftlichen E-Mail-Kommunikation abdeckt.
Nehmen Sie jetzt Kontakt auf und lassen Sie uns gemeinsam Ihre E-Mail-Signaturen professionell, einheitlich und rechtssicher gestalten – für einen starken ersten Eindruck bei jedem E-Mail-Kontakt.
E-Mail-Signaturmanagement bezeichnet die zentrale Verwaltung und automatische Verteilung von E-Mail-Signaturen in einem Unternehmen. Ohne ein zentrales System richtet jeder Mitarbeitende seine Signatur selbst ein – mit unterschiedlichen Formaten, veralteten Kontaktdaten und fehlenden Pflichtangaben. Ein zentrales Signaturmanagement sorgt für ein einheitliches, professionelles Erscheinungsbild in jeder ausgehenden E-Mail – über alle Geräte und E-Mail-Clients hinweg.
Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, UG) in Deutschland sind gesetzlich verpflichtet, in geschäftlichen E-Mails bestimmte Angaben zu machen: den vollständigen Firmennamen, die Rechtsform, den Sitz der Gesellschaft, das Registergericht sowie die Handelsregisternummer. Bei GmbHs müssen zusätzlich alle Geschäftsführer namentlich genannt werden. Fehlen diese Angaben, drohen Abmahnungen und Bußgelder. CodeTwo stellt sicher, dass alle ausgehenden E-Mails die Pflichtangaben automatisch enthalten.
Ja. CodeTwo ist ein Cloud-Dienst, der vollständig serverseitig oder als Outlook-Add-In arbeitet. Das bedeutet: Signaturen werden unabhängig vom verwendeten Gerät korrekt angefügt – ob auf dem iPhone, Android-Smartphone, iPad oder einem beliebigen anderen Gerät. Für die Nutzenden entsteht kein zusätzlicher Aufwand und es ist keine Installation auf den Endgeräten nötig.
Serverseitige Signaturen werden in der Microsoft Cloud automatisch zu jeder ausgehenden E-Mail hinzugefügt – nachdem die E-Mail versendet wurde. Der Nutzende sieht die Signatur nicht beim Verfassen. Clientseitige Signaturen hingegen werden direkt beim Schreiben der E-Mail in Outlook eingeblendet – über ein Web-Add-In. Der Vorteil: Der Nutzende sieht die Signatur sofort, kann bei Bedarf zwischen Signaturen wählen und S/MIME-Verschlüsselung wird vollständig unterstützt. CodeTwo bietet beide Modi und auch eine Kombination daraus.
Ja – das ist einer der zentralen Vorteile von CodeTwo. Über granulare Signaturregeln können Sie für jede Abteilung, jede Rolle oder jede Nutzergruppe eigene Signaturvorlagen definieren. Die Zuweisung erfolgt automatisch auf Basis von Azure-AD-Attributen wie Abteilung oder Stellenbezeichnung. So erhält der Vertrieb eine andere Signatur als der Support – ohne manuellen Eingriff und immer automatisch aktuell.
CodeTwo synchronisiert Nutzerattribute aus dem Azure Active Directory automatisch alle 20 Minuten. Ändert sich die Telefonnummer, die Stellenbezeichnung oder der Standort eines Mitarbeitenden in Azure AD, ist die Signatur innerhalb von Minuten aktualisiert – ohne manuellen Eingriff. Zusätzlich können Nutzende bei Bedarf bestimmte persönliche Kontaktdaten selbst aktualisieren.
Ja. Mit CodeTwo wird die E-Mail-Signatur zu einem aktiven Marketingkanal. Sie können Kampagnenbanner, Veranstaltungshinweise oder aktuelle Angebote zentral in Signaturen einbinden und zeitgesteuert aktivieren und deaktivieren. Über URL-Tagging lassen sich Klicks und Konversionen in Google Analytics oder anderen Web-Analytics-Systemen tracken. Zusätzlich lassen sich Ein-Klick-CSAT-Umfragen ergänzen, um Kundenfeedback direkt nach jeder E-Mail-Interaktion einzuholen.
Ja. CodeTwo ist vollständig DSGVO-konform und zusätzlich nach CCPA, HIPAA und PCI zertifiziert. E-Mails werden weder gespeichert noch von Dritten gelesen. Die Lösung nutzt OAuth 2.0, TLS-Verschlüsselung und Multi-Faktor-Authentifizierung. Der gesamte Prozess ist von Microsoft zertifiziert und wird regelmäßig Sicherheitsüberprüfungen und Penetrationstests unterzogen.
CodeTwo unterstützt reine Microsoft 365-Umgebungen sowie hybride Konfigurationen mit lokalem Exchange-Server. Für Unternehmen, die sich noch im Übergang von Exchange On-Premises zu Microsoft 365 befinden, ist CodeTwo daher auch in der Übergangsphase einsetzbar. Wir konfigurieren die Lösung passend zu Ihrer aktuellen IT-Infrastruktur und begleiten Sie bei einer späteren vollständigen Migration zu Microsoft 365.
Die technische Einrichtung von CodeTwo ist in der Regel innerhalb weniger Stunden abgeschlossen. Die größere Investition liegt in der Gestaltung professioneller Signaturvorlagen und der Definition der Signaturregeln – wer bekommt welche Signatur, wann und auf welchen Geräten. Wir übernehmen die gesamte Einrichtung für Sie: von der Signaturgestaltung über die technische Konfiguration bis zur Schulung Ihrer Administratoren.