E-Mails sind längst mehr als ein Kommunikationsmedium – sie sind eine der wichtigsten Informationsressourcen im Unternehmen. Verträge werden per E-Mail verhandelt, Aufträge bestätigt, Fristen kommuniziert und geschäftliche Entscheidungen dokumentiert. Gleichzeitig unterliegen Unternehmen in Deutschland weitreichenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für geschäftliche Korrespondenz gemäß GoBD und Handelsgesetzbuch. Wer E-Mails nicht rechtskonform archiviert, riskiert Bußgelder, Beweisprobleme bei Rechtsstreitigkeiten und Datenverluste – mit potenziell erheblichen wirtschaftlichen und rechtlichen Folgen.
Viele Unternehmen glauben, mit einem regelmäßigen E-Mail-Backup auf der sicheren Seite zu sein. Das ist ein Irrtum: Ein Backup sichert den aktuellen Zustand – aber keine revisionssichere, manipulationsgeschützte Archivierung, die den gesetzlichen Anforderungen genügt. Hier setzt E-Mail-Archivierung an: automatisch, vollständig, unveränderbar und dauerhaft.
Wir bieten E-Mail-Archivierung für Unternehmen auf Basis von MailStore – einer der führenden Lösungen für revisionssichere E-Mail-Archivierung im KMU-Umfeld in Deutschland. MailStore sichert alle ein- und ausgehenden E-Mails automatisch in einem zentralen Archiv, gewährleistet die langfristige Verfügbarkeit sämtlicher Nachrichten und Anhänge und erfüllt alle relevanten rechtlichen Anforderungen – IDW PS 880 und DSGVO zertifiziert.
E-Mail-Archivierung bezeichnet die automatische, manipulationssichere Speicherung aller geschäftlichen E-Mails in einem zentralen Archiv – unveränderbar, vollständig und dauerhaft abrufbar. Im Gegensatz zur einfachen E-Mail-Sicherung auf dem Mailserver gewährleistet eine revisionssichere Archivierung, dass E-Mails nachträglich weder verändert noch gelöscht werden können – auch nicht versehentlich durch Mitarbeitende.
In Deutschland sind Unternehmen gemäß GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) verpflichtet, geschäftlich relevante E-Mails über einen Zeitraum von sechs bis zehn Jahren revisionssicher aufzubewahren. Das gilt für Handels- und Geschäftsbriefe, Rechnungen, Auftragskorrespondenz und alle steuerlich relevanten Dokumente. Eine fehlende oder mangelhaft umgesetzte E-Mail-Archivierung kann bei einer Betriebsprüfung erhebliche Konsequenzen haben.
Darüber hinaus verlangt das Handelsgesetzbuch (HGB) in § 257 und die Abgabenordnung (AO) in § 147 explizit die geordnete Aufbewahrung von Geschäftskorrespondenz. Da E-Mails heute die klassischen Geschäftsbriefe weitgehend ersetzt haben, fallen sie in der Regel vollständig unter diese Aufbewahrungspflichten. Die Finanzverwaltung akzeptiert im Rahmen einer Betriebsprüfung nur Archivierungsformate und -systeme, die die Anforderungen der GoBD erfüllen.
Hinzu kommt die DSGVO: Die Verarbeitung personenbezogener Daten in E-Mails muss dokumentiert, gesichert und bei Bedarf löschbar sein. Eine professionelle E-Mail-Archivierungslösung wie MailStore verbindet beide Anforderungen – Aufbewahrungspflicht und Datenschutz – in einer einzigen, zentral verwaltbaren Plattform. Das Berechtigungskonzept von MailStore stellt sicher, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Postfächer zugreifen können, und alle Zugriffe werden lückenlos protokolliert.
MailStore ist eine speziell für kleine und mittlere Unternehmen entwickelte E-Mail-Archivierungslösung und gehört zu den meisteingesetzten Produkten seiner Klasse im deutschsprachigen Raum. Die Software archiviert alle ein- und ausgehenden E-Mails direkt bei Empfang oder Versand – vollständig, automatisch und unveränderbar. Das Ergebnis: ein zentrales, durchsuchbares E-Mail-Archiv, das dauerhaft verfügbar ist und alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
MailStore ist IDW PS 880 zertifiziert – das bedeutet, die Lösung wurde von einem unabhängigen Wirtschaftsprüfer auf Revisionssicherheit geprüft und erhält die höchste Zertifizierungsstufe für Archivierungssoftware in Deutschland. Zusätzlich ist MailStore DSGVO-konform und bietet Unternehmen alle nötigen Werkzeuge, um Datenschutzanforderungen bei der E-Mail-Archivierung einzuhalten. Wir übernehmen die Einrichtung, Konfiguration und laufende Betreuung Ihrer MailStore-Umgebung.
MailStore ist als On-Premises-Lösung (Installation auf Ihrem eigenen Server) oder als MailStore Service (gehostete Cloud-Variante) verfügbar. Für KMU, die keine eigene Serverinfrastruktur betreiben möchten, ist der MailStore Service die ideale Wahl: Die Archivierung läuft vollständig in der Cloud, ohne lokale Hardware, mit automatischen Updates und maximaler Verfügbarkeit. Wir beraten Sie, welche Variante besser zu Ihrer IT-Infrastruktur und Ihren Datenschutzanforderungen passt.
Unsere Business-Lösungen ermöglichen die Einhaltung aller relevanten rechtlichen Vorgaben und sind IDW PS 880 & DSGVO zertifiziert.
Durch die Archivierung aller E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang wird die Verfügbarkeit über Jahre sichergestellt.
Regelbasiertes Löschen von E-Mails nach der Archivierung kann das E-Mail-Volumen auf dem Server gleichbleibend gering halten.
Endanwender können das Archiv schnell & intuitiv durchsuchen und E-Mails inklusive Anhänge selbständig wiederherstellen.
Durch De-Duplizierung und Komprimierung belegen Daten im Archiv bis zu 70% weniger Speicherplatz als auf dem E-Mail-Server.
Archivierte E-Mails können aus den Postfächern gelöscht werden, so dass erreichte Postfachbegrenzungen der Vergangenheit angehören.
PST-Dateien können ebenfalls zentral archiviert und dadurch die auf den Rechnern der Anwender entstandenen Datensilos beseitigt werden.
Durch die Reduzierung des Datenvolumens auf dem E-Mail-Server können Backup- und Restore-Zeiten deutlich verkürzt werden.
vergisst. Eine rechtskonforme, dauerhaft zuverlässige Archivierung erfordert eine sorgfältige Erstkonfiguration, regelmäßige Kontrolle und bei Änderungen der IT-Infrastruktur oder bei neuen gesetzlichen Anforderungen entsprechende Anpassungen. Wir begleiten Sie dabei umfassend – von der ersten Bedarfsanalyse bis zum laufenden Betrieb.
Besonders wichtig dabei: Viele Unternehmen haben über Jahre hinweg E-Mails in PST-Dateien oder lokalen Archiven gespeichert, die weder revisionssicher noch zentral durchsuchbar sind. Wir migrieren Ihre bestehenden E-Mail-Bestände vollständig in das MailStore-Archiv – lückenlos, doppelungsbereinigt und rechtssicher ab dem ersten Tag.
MailStore integriert sich nahtlos in Microsoft Exchange, Microsoft 365, Office 365, IMAP- und POP3-E-Mail-Systeme sowie gängige E-Mail-Clients wie Outlook. Als Teil unseres ganzheitlichen IT-Portfolios verbinden wir E-Mail-Archivierung mit unseren Leistungen in den Bereichen Microsoft 365, IT-Sicherheit und IT-Betreuung – alles aufeinander abgestimmt, alles aus einer Hand. So ist Ihre E-Mail-Archivierung nicht nur rechtssicher, sondern auch technisch sauber in Ihre gesamte IT-Infrastruktur eingebettet.
Nehmen Sie jetzt Kontakt auf und lassen Sie uns gemeinsam Ihre E-Mail-Archivierung rechtssicher, effizient und dauerhaft zuverlässig einrichten.
Ja. Unternehmen in Deutschland sind gemäß GoBD verpflichtet, geschäftlich relevante E-Mails revisionssicher aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt je nach Art der E-Mail sechs oder zehn Jahre. Betroffen sind alle E-Mails, die Handels- oder Geschäftsbriefe, Rechnungen, Auftragskorrespondenz oder steuerlich relevante Informationen enthalten. Eine fehlende oder mangelhafte Archivierung kann bei Betriebsprüfungen zu erheblichen Nachteilen führen.
Ein E-Mail-Backup ist eine zeitpunktbezogene Sicherungskopie des aktuellen E-Mail-Bestands – es dient der Wiederherstellung nach einem Datenverlust. Eine E-Mail-Archivierung hingegen erfasst alle E-Mails automatisch bei Ein- und Ausgang, speichert sie unveränderbar und dauerhaft und macht sie jederzeit durchsuchbar. Nur eine revisionssichere Archivierung erfüllt die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten – ein Backup allein genügt dafür nicht.
Revisionssicher bedeutet, dass archivierte E-Mails nachträglich weder verändert noch gelöscht werden können, vollständig und originalgetreu aufbewahrt werden, jederzeit auffindbar und lesbar sind und der Zugriff nachvollziehbar protokolliert wird. Diese Anforderungen sind in den GoBD und weiteren gesetzlichen Vorgaben festgelegt. MailStore erfüllt alle diese Kriterien und ist unabhängig nach IDW PS 880 zertifiziert.
IDW PS 880 ist ein Prüfungsstandard des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland, der die Anforderungen an Softwareprodukte für die revisionssichere Archivierung definiert. Eine IDW PS 880-Zertifizierung bescheinigt, dass die Software alle gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße und revisionssichere Archivierung erfüllt. Für Unternehmen ist diese Zertifizierung ein wichtiger Nachweis gegenüber dem Finanzamt und bei Betriebsprüfungen.
Ja. MailStore unterstützt Microsoft 365 (früher Office 365) und archiviert alle E-Mails aus Exchange Online vollständig und automatisch. Die Integration läuft über sichere API-Verbindungen und erfordert keine lokale Serverinstallation. Wir richten die Microsoft 365-Integration für Sie ein und stellen sicher, dass alle E-Mails lückenlos archiviert werden – eingehend, ausgehend und intern.
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen in Deutschland betragen für Handels- und Geschäftsbriefe (einschließlich E-Mails) sechs Jahre, für steuerlich relevante Dokumente wie Rechnungen zehn Jahre. Die Fristen beginnen jeweils am Ende des Geschäftsjahres, in dem die E-Mail erstellt oder empfangen wurde. MailStore unterstützt die Einrichtung automatischer Aufbewahrungsfristen, sodass abgelaufene E-Mails regelkonform gelöscht werden können.
Ja – und das ist einer der größten praktischen Vorteile von MailStore. Mitarbeitende können über eine intuitive Weboberfläche oder direkt aus Outlook heraus das Archiv durchsuchen und benötigte E-Mails inklusive Anhänge selbständig wiederherstellen. Das entlastet die IT-Abteilung erheblich und gibt Mitarbeitenden die Möglichkeit, versehentlich gelöschte oder ältere E-Mails ohne fremde Hilfe zu finden.
MailStore bietet eine integrierte Import-Funktion für PST-Dateien. Bestehende lokale E-Mail-Archive werden zentral in das MailStore-Archiv importiert, sind danach volltext-durchsuchbar und rechtssicher verfügbar. Die ursprünglichen PST-Dateien auf den Endgeräten können danach gelöscht werden – die Datensilos verschwinden, der Zugriff bleibt erhalten.
Ja – die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gelten unabhängig von der Unternehmensgröße. Auch ein Einzelunternehmer oder ein Betrieb mit fünf Mitarbeitenden ist verpflichtet, geschäftliche E-Mails revisionssicher aufzubewahren. MailStore ist speziell für KMU entwickelt, einfach zu bedienen und auch für kleine Teams wirtschaftlich betreibbar. Wir helfen Ihnen, die Lösung passend zu Ihrer Unternehmensgröße einzurichten.
MailStore verfügt über ein feingranulares Berechtigungssystem: Administratoren definieren, wer Zugriff auf welche Postfächer im Archiv hat. Alle Zugriffe werden protokolliert. Das Archiv selbst ist verschlüsselt und manipulationsgesichert. Zusätzlich empfehlen wir, das MailStore-Archiv in die bestehende IT-Sicherheitsarchitektur zu integrieren – mit regelmäßigen Backups, Zugriffskontrollen und Monitoring im Rahmen unserer IT-Betreuungspakete.