Dienstag, 15:40 Uhr. Die Steuerberaterin ruft an, ihr fehlt eine Eingangsrechnung aus dem März. Eine Kollegin geht in den Keller, zieht drei Ordner aus dem Regal und findet die Rechnung nach 25 Minuten: falsch abgeheftet, zwischen den Lieferscheinen. Solche Szenen kennt fast jeder Betrieb. Ein aktenfreies Büro sorgt dafür, dass dieselbe Rechnung in wenigen Sekunden auf dem Bildschirm ist, auch im Homeoffice und auch dann, wenn die Kollegin im Urlaub ist.
Das eigentliche Problem ist selten das Papier selbst. Es sind die Brüche dazwischen: Eine Rechnung kommt per E-Mail, wird ausgedruckt, abgezeichnet, kopiert, in die Buchhaltung getragen und am Ende in einem Ordner abgelegt, den nur zwei Personen verstehen. Jeder dieser Schritte kostet Zeit, und an jedem kann etwas verloren gehen.
Wir bei der GOHAN GmbH in Glashütte begleiten seit vielen Jahren kleine und mittlere Unternehmen in Sachsen auf diesem Weg. Dokumente sind unsere Ursprungskompetenz: Wir liefern die Multifunktionsgeräte, richten das Dokumentenmanagement ein, binden es an Microsoft 365 und Ihre IT an und kümmern uns danach um den laufenden Betrieb. Für kleine Teams setzen wir auf DOKARCHIV als Dokumentenmanagement ab einem Arbeitsplatz, für wachsende Betriebe auf AMAGNO als DMS für Unternehmen ab 5 Mitarbeitenden. Sie haben dabei einen festen Ansprechpartner, der Ihre Abläufe kennt.
Das Wichtigste im Überblick
- Aktenfrei heißt nicht papierfrei um jeden Preis: Papier wird am Eingang digitalisiert und danach nur noch digital bearbeitet.
- Der Weg führt über fünf Schritte: Bestandsaufnahme, Scannen, DMS, digitale Workflows und revisionssichere Archivierung.
- Ein DMS ist das Herzstück: Es legt Dokumente strukturiert ab, macht sie per Volltext auffindbar und schützt sie vor Veränderung.
- Recht und Steuern spielen mit: Aufbewahrungsfristen, GoBD und die seit 2025 geltende Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen müssen im Konzept berücksichtigt sein.
- Klein anfangen lohnt sich: Ein Prozess wie der Rechnungseingang zeigt schnell, ob das Konzept trägt, bevor der ganze Betrieb umzieht.
Was ein aktenfreies Büro konkret bedeutet
Unter einem aktenfreien Büro verstehen wir eine Arbeitsweise, in der Dokumente digital entstehen oder beim Eingang digitalisiert werden und von da an nur noch digital weiterlaufen. Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Personalunterlagen und Korrespondenz liegen an einem zentralen Ort, sind nach festen Regeln benannt und für berechtigte Personen jederzeit abrufbar.
Das heißt nicht, dass ab morgen kein Blatt mehr gedruckt werden darf. Manche Unterlagen müssen im Original bleiben, etwa Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen, notarielle Urkunden oder Dokumente, bei denen die eigenhändige Unterschrift zählt. Und es gibt Arbeitsplätze, an denen Papier praktisch bleibt: der Lieferschein auf der Baustelle oder der Laufzettel in der Werkstatt. Entscheidend ist, dass Papier nicht mehr der Ort ist, an dem Informationen dauerhaft liegen.
Warum sich der Umstieg gerade für kleine Betriebe lohnt
Große Unternehmen haben eigene Abteilungen für Ablage und Archiv. Im Handwerksbetrieb mit zwölf Leuten, in der Arztpraxis oder in der Kanzlei erledigt das die Büroleitung nebenbei. Genau dort wirkt ein digitales System am stärksten, weil jede gesparte Suchminute direkt bei den Menschen ankommt, die ohnehin zu viel auf dem Tisch haben.
- Weniger Suchzeit: Die Volltextsuche findet ein Dokument über seinen Inhalt, nicht nur über den Ordnernamen.
- Vertretung ohne Chaos: Wer krank oder im Urlaub ist, hinterlässt keine Wissenslücke im Schrank.
- Ortsunabhängiges Arbeiten: Homeoffice, Außendienst und zweiter Standort greifen auf denselben Stand zu.
- Platz und Kosten: Archivräume, Aktenschränke und Kopien für die Handakte fallen weg oder schrumpfen deutlich.
- E-Rechnung: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im Inland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Wer XRechnung oder ZUGFeRD ausdruckt, verliert genau den Vorteil des strukturierten Formats.
- Mehr Sicherheit: Digitale Dokumente lassen sich sichern und mit Zugriffsrechten schützen. Ein Wasserschaden im Keller ist dann kein Totalverlust mehr.
Der Fahrplan: in 5 Schritten zum aktenfreien Büro
Die folgenden Schritte entsprechen dem Vorgehen, mit dem wir Projekte bei unseren Kunden aufsetzen. Sie lassen sich an jede Betriebsgröße anpassen. Wichtig ist die Reihenfolge: Wer mit der Software anfängt, bevor die Abläufe klar sind, digitalisiert am Ende nur das bestehende Durcheinander.
Schritt 1: Bestandsaufnahme der Dokumente und Abläufe
Am Anfang steht ein ehrlicher Blick auf den Ist-Zustand. Dafür reicht oft ein halber Tag mit den Personen, die täglich mit den Unterlagen arbeiten. Folgende Fragen helfen bei der Bestandsaufnahme:
- Welche Dokumentarten kommen täglich herein, per Post, per E-Mail, über Portale?
- Wo entsteht das meiste Papier, und wer fasst jedes Dokument an, bevor es abgelegt wird?
- Welche Unterlagen werden am häufigsten gesucht, und wie lange dauert das?
- Welche Aufbewahrungsfristen gelten, und welche Altbestände liegen im Archiv?
- Welche Programme sind im Einsatz, etwa Buchhaltung, Warenwirtschaft, Microsoft 365?
- Wer darf was sehen? Personalakten und Gehaltsunterlagen brauchen andere Rechte als Lieferscheine.
Aus den Antworten ergibt sich eine Rangfolge. In den meisten Betrieben steht der Rechnungseingang ganz oben, weil er häufig vorkommt, mehrere Personen betrifft und direkt mit der Buchhaltung verbunden ist.
Schritt 2: Scannen mit System
Beim Scannen unterscheiden wir zwei Aufgaben. Der laufende Posteingang wird täglich digitalisiert, idealerweise direkt nach dem Öffnen der Post an einer festen Scan-Stelle. Der Altbestand im Archiv wird dagegen nur dann gescannt, wenn er wirklich noch gebraucht wird. Viele Ordner laufen ohnehin in den nächsten Jahren aus ihrer Aufbewahrungsfrist und können dann vernichtet werden.
Die Technik dafür steht oft schon im Büro. Moderne Multifunktionsgeräte scannen beidseitig, erkennen Text und legen die Datei automatisch im richtigen Ordner oder direkt im DMS ab. Wie das mit passenden Geräten und Scan-Workflows aussieht, zeigen wir auf unserer Seite zu professionellen Drucklösungen und Multifunktionsgeräten. Für unterwegs gibt es Apps, mit denen ein Beleg per Smartphone erfasst wird.
Wer Papierbelege nach dem Scannen vernichten möchte, spricht vom ersetzenden Scannen. Das ist steuerlich zulässig, wenn der Ablauf in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist und das Ergebnis vollständig, lesbar und unveränderbar archiviert wird. Eine Orientierung bietet die Technische Richtlinie TR-RESISCAN des BSI. Stimmen Sie den Schritt vor der ersten Vernichtung mit Ihrer Steuerberatung ab.
Schritt 3: Das passende DMS auswählen und einrichten
Ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, ist die zentrale Ablage für alle Unterlagen. Anders als ein Netzlaufwerk vergibt es Schlagworte, protokolliert Änderungen, steuert Zugriffsrechte und archiviert Dokumente revisionssicher, also so, dass sie nachträglich nicht unbemerkt verändert werden können. Welches System passt, hängt vor allem von der Teamgröße und dem gewünschten Automatisierungsgrad ab.
| Kriterium | DOKARCHIV | AMAGNO |
|---|---|---|
| Geeignet für | Selbstständige und kleine Teams ab 1 Arbeitsplatz | Unternehmen ab etwa 5 Mitarbeitenden |
| Schwerpunkt | einfache Bedienung, schnelle Inbetriebnahme | hoher Automatisierungsgrad, Workflowmanagement |
| Erfassung | Scan, mobile App, Outlook-Add-In für E-Mails, Import bestehender Ordner | Scan, E-Mail, Import bestehender Datei- und Ordnerstrukturen |
| Schnittstellen | DATEV-Schnittstelle zur Steuerberatung | zahlreiche Schnittstellen, etwa zu ERP- und E-Mail-Systemen |
| E-Rechnung | Empfang, Prüfung, Freigabe und Erstellung eigener E-Rechnungen | Einbindung in digitale Rechnungsworkflows |
| Betrieb | Cloud mit jederzeitigem Datenexport | Cloud oder im eigenen Haus (On-Premise) |
Bei der Einrichtung legen wir gemeinsam mit Ihnen die Ablagestruktur fest: Welche Dokumentarten gibt es, welche Schlagworte braucht jede Art, wer hat welche Rechte? Eine klare Struktur zu Beginn erspart später viel Nacharbeit.
Schritt 4: Digitale Workflows aufbauen
Erst mit Workflows entfaltet ein DMS seinen vollen Nutzen. Ein Workflow ist ein festgelegter Ablauf, der ein Dokument automatisch von einer Person zur nächsten weitergibt. Am Beispiel des Rechnungseingangs sieht das so aus:
- Die Rechnung kommt per E-Mail oder Post und wird erfasst. E-Rechnungen werden direkt übernommen.
- Das System erkennt Lieferant, Betrag, Rechnungsnummer und Fälligkeit.
- Die zuständige Person erhält eine Aufgabe zur sachlichen Prüfung.
- Ab einem festgelegten Betrag gibt die Geschäftsführung frei, mit einem Klick, auch vom Smartphone.
- Die Buchhaltung oder die Steuerberatung erhält die freigegebene Rechnung digital.
- Das Dokument wird revisionssicher archiviert und bleibt über die Suche jederzeit auffindbar.
Den zweiten Schritt übernimmt heute zunehmend künstliche Intelligenz. Wo KI im Betrieb sonst noch sinnvoll ist, zeigt unser Praxisleitfaden KI im Mittelstand. Sie erkennt Rechnungsangaben auch bei wechselnden Layouts und ordnet Dokumente dem richtigen Vorgang zu. Mehr dazu lesen Sie auf unserer Seite zur intelligenten Dokumentenverarbeitung mit KI. Die Kontrolle bleibt dabei beim Menschen: Die KI schlägt vor, Ihr Team bestätigt.
Schritt 5: Revisionssicher archivieren und dauerhaft betreiben
Am Ende jedes Workflows steht das Archiv. Hier greifen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aus § 147 Abgabenordnung und § 257 HGB. Seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz gelten für Buchungsbelege acht statt zehn Jahre. Diese Übersicht hilft bei der Planung:
| Unterlagen | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte | 10 Jahre |
| Buchungsbelege, zum Beispiel Rechnungen und Kontoauszüge | 8 Jahre |
| Empfangene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre |
Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Geschäftliche E-Mails gehören ebenfalls dazu. Ein Postfach ist dafür kein Archiv. Wir setzen deshalb ergänzend auf eine revisionssichere E-Mail-Archivierung mit MailStore.
Archivieren heißt außerdem: sichern. Ein DMS ohne funktionierendes Backup ist ein Risiko, denn ohne Papierkopie hängt alles an den digitalen Daten. Deshalb gehört eine Datensicherung mit regelmäßigem Wiederherstellungstest zum Konzept, bei uns zum Beispiel über IT-Sicherheit und Backup mit Acronis Cyber Protect. Dazu kommen Updates, Benutzerpflege und Anpassungen, wenn sich Abläufe ändern. Genau hier unterscheidet sich ein Partner, der das System auch betreibt, von einem reinen Softwarelieferanten.
Datenschutz und Zugriffsrechte im digitalen Archiv
Im Aktenschrank regelt der Schlüssel, wer Personalakten oder Kundenverträge sehen darf. Im DMS übernehmen das Benutzerrollen. Legen Sie fest, welche Gruppen welche Dokumentarten lesen, bearbeiten oder löschen dürfen. Die Buchhaltung braucht Rechnungen, aber keine Gesundheitsunterlagen aus der Personalakte. Der Außendienst braucht Angebote und Lieferscheine, aber keine Gehaltsabrechnungen.
Die DSGVO verlangt zudem, dass personenbezogene Daten nicht länger gespeichert werden als nötig. Im Papierarchiv geht das oft unter, weil niemand die alten Ordner durchsieht. Ein DMS kann Aufbewahrungsfristen je Dokumentart hinterlegen und nach Ablauf an die Löschung erinnern. So wird aus der lästigen Aufräumaktion ein geregelter Vorgang. Für die rechtliche Bewertung Ihres Löschkonzepts ziehen Sie am besten Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihren Datenschutzbeauftragten hinzu, bei uns gibt es dafür zertifizierte Ansprechpartner im Haus.
Wie sich der Arbeitstag im aktenfreien Büro verändert
Nehmen wir die Szene vom Anfang noch einmal auf. Die Steuerberaterin ruft an und fragt nach der Rechnung aus dem März. Die Kollegin tippt den Namen des Lieferanten in die Suche, filtert nach dem Monat und schickt die Datei während des Telefonats weiter. Noch besser: Die Steuerberaterin hat ohnehin Lesezugriff auf die freigegebenen Belege und muss gar nicht erst anrufen.
Ähnlich läuft es an anderen Stellen. Der Monteur fotografiert den unterschriebenen Lieferschein auf der Baustelle, und das Büro kann noch am selben Tag die Rechnung schreiben. Die neue Mitarbeiterin findet die Arbeitsanweisungen im DMS statt im Ordner auf dem Schreibtisch der Vorgängerin. Und wenn der Betriebsprüfer kommt, stellen Sie die angeforderten Unterlagen digital bereit, statt Kartons aus dem Keller zu holen.
Typische Stolpersteine und wie Sie sie vermeiden
- Zu viel auf einmal: Wer alle Abteilungen gleichzeitig umstellt, überfordert das Team. Besser ist ein Pilotprozess mit klarer Erfolgsmessung.
- Keine Ablageregeln: Ohne verbindliche Benennung und Schlagworte entsteht digital dasselbe Durcheinander wie im Schrank.
- Altbestand komplett scannen: Das kostet viel und bringt wenig. Scannen Sie nur, was Sie noch brauchen.
- Mitarbeitende nicht mitnehmen: Eine kurze Schulung und eine Ansprechperson im Haus entscheiden darüber, ob das System genutzt wird.
- Insellösungen: Ein DMS, das nicht mit E-Mail, Buchhaltung und Scanner verbunden ist, schafft neue Medienbrüche.
- Recht vergessen: Verfahrensdokumentation, Löschfristen und Datenschutz gehören von Anfang an ins Konzept.
Checkliste für Ihren Start ins aktenfreie Büro
Wenn Sie die folgenden Punkte mit Ja beantworten können, steht dem ersten Pilotprozess nichts im Weg:
- Wir wissen, welcher Prozess zuerst digital werden soll.
- Es gibt eine verantwortliche Person im Haus, die das Projekt begleitet.
- Ein Multifunktionsgerät mit Scanfunktion ist vorhanden oder eingeplant.
- Die Ablagestruktur und die Zugriffsrechte sind grob skizziert.
- Die Steuerberatung ist informiert, vor allem beim ersetzenden Scannen.
- Datensicherung und Wiederherstellung sind geklärt.
- Wir haben einen Zeitpunkt festgelegt, ab dem neue Dokumente nur noch digital abgelegt werden.
Planen Sie für den ersten Prozess einige Wochen ein, nicht einige Tage. Die Technik ist meist schnell installiert, die Gewöhnung braucht etwas länger. Wenn der Rechnungseingang zuverlässig läuft, folgen Verträge, Personalunterlagen und Projektakten nach demselben Muster deutlich schneller.
Aktenfreies Büro in der Region: warum Nähe hilft
Digitalisierung klingt nach Fernwartung und Cloud. In der Praxis zählt aber oft der Termin vor Ort: die Scan-Stelle gemeinsam einrichten, mit der Büroleitung die Ablage durchgehen, einen Drucker tauschen, wenn er ausfällt. Für Betriebe zwischen Dresden, dem Osterzgebirge und der Sächsischen Schweiz sind wir mit unserem Technik-Team schnell da. Und weil Dokumente, IT, Cloud und KI bei uns zusammengehören, müssen Sie nicht zwischen drei Dienstleistern vermitteln, wenn der Scanner das DMS nicht erreicht.
FAQ: Häufige Fragen zum aktenfreien Büro
Ein aktenfreies Büro ist eine Arbeitsweise, in der Dokumente digital entstehen oder beim Eingang gescannt werden und danach nur noch digital bearbeitet werden. Alle Unterlagen liegen zentral in einem Dokumentenmanagementsystem und sind über eine Suche auffindbar. Papier spielt nur noch dort eine Rolle, wo das Original vorgeschrieben oder im Alltag praktischer ist. Ziel ist nicht der vollständige Verzicht auf Papier, sondern der Verzicht auf Papier als dauerhaften Ablageort.
Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen müssen nach § 147 Abs. 2 AO im Original aufbewahrt werden. Hinzu kommen Dokumente, bei denen die Originalunterschrift oder die Urkunde selbst rechtlich zählt, etwa notarielle Urkunden oder bestimmte Verträge. Die meisten Buchungsbelege, Rechnungen und Geschäftsbriefe dürfen dagegen nach ordnungsgemäßem Scannen vernichtet werden. Klären Sie die Einzelfälle mit Ihrer Steuerberatung oder Ihrem Rechtsbeistand.
Ja, das sogenannte ersetzende Scannen ist zulässig, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Der Scanvorgang muss in einer Verfahrensdokumentation beschrieben sein, die digitale Kopie muss vollständig und lesbar sein und unveränderbar archiviert werden. Die Technische Richtlinie TR-RESISCAN des BSI gibt dafür einen Rahmen vor. Stimmen Sie den Ablauf vor der ersten Vernichtung mit Ihrer Steuerberatung ab.
Die Kosten hängen von der Zahl der Arbeitsplätze, dem gewählten DMS, der vorhandenen Scantechnik und dem Umfang der Workflows ab. Für kleine Teams reicht oft ein schlankes System mit wenig Einrichtungsaufwand, größere Betriebe brauchen mehr Automatisierung. Dem stehen Einsparungen bei Suchzeit, Papier, Druck, Porto und Archivfläche gegenüber. Ein konkretes Angebot erstellen wir nach einer kurzen Bestandsaufnahme.
Für einen ersten Prozess wie den Rechnungseingang sollten Sie einige Wochen einplanen. Die Installation der Software geht meist schnell, die Abstimmung der Ablageregeln und die Gewöhnung im Team brauchen mehr Zeit. Weitere Bereiche folgen dann nach demselben Muster deutlich zügiger. Der vollständige Umstieg ist eher eine Reihe von Etappen als ein einzelner Stichtag.
Für Selbstständige und kleine Teams eignet sich ein System mit einfacher Bedienung und geringem Einrichtungsaufwand, bei uns DOKARCHIV ab einem Arbeitsplatz. Ab etwa fünf Mitarbeitenden und mehreren Abteilungen lohnt sich ein System mit stärkerer Automatisierung wie AMAGNO. Wichtiger als der Produktname sind die Anbindung an E-Mail, Scanner und Buchhaltung sowie revisionssichere Archivierung. Lassen Sie sich die Auswahl an Ihren echten Abläufen zeigen, nicht an einer Demo.
Ein Netzlaufwerk speichert Dateien, erfüllt aber in der Regel nicht die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung. Dateien lassen sich dort unbemerkt ändern, verschieben oder löschen, und eine Protokollierung fehlt meist. Auch Workflows, Schlagworte und eine inhaltliche Volltextsuche bietet ein Netzlaufwerk nicht. Für steuerlich relevante Unterlagen ist ein DMS daher die sicherere Wahl.
E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD müssen im Originalformat aufbewahrt werden, also mit dem strukturierten Datensatz. Ein Ausdruck oder ein reines PDF-Bild reicht nicht aus. Ein DMS kann E-Rechnungen direkt übernehmen, lesbar darstellen, prüfen, freigeben und revisionssicher archivieren. Für Buchungsbelege gilt seit 2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren.
Beziehen Sie die Personen, die täglich mit Dokumenten arbeiten, schon bei der Bestandsaufnahme ein. Sie kennen die Stolpersteine am besten und werden so zu Fürsprechern des Projekts. Eine kurze, praxisnahe Schulung am eigenen System und eine feste Ansprechperson im Haus senken die Hemmschwelle. Starten Sie mit einem Prozess, der spürbar entlastet, damit der Nutzen schnell sichtbar wird.
Ein externer Partner lohnt sich, sobald Scanner, DMS, E-Mail, Buchhaltung und Datensicherung zusammenspielen sollen und niemand im Haus die Zeit für Einführung und Pflege hat. Wir übernehmen bei der GOHAN GmbH alles aus einer Hand: Multifunktionsgeräte, DMS, Anbindung an Microsoft 365, Backup und laufenden Betrieb. Sie haben einen festen Ansprechpartner und ein Technik-Team in der Region, das auch vor Ort kommt. So entsteht kein Flickwerk aus Insellösungen, sondern ein System, das dauerhaft funktioniert.
Ihr nächster Schritt zum aktenfreien Büro
Sie möchten wissen, welcher Prozess in Ihrem Betrieb den größten Hebel hat und welches System dazu passt? Wir schauen uns Ihre Abläufe gemeinsam an, gern bei Ihnen vor Ort, und schlagen einen realistischen Fahrplan vor. Rufen Sie uns an unter 035053 3171-0 oder nutzen Sie unser Kontaktformular für ein unverbindliches Erstgespräch.
Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für die Bewertung im Einzelfall, etwa beim ersetzenden Scannen oder bei Aufbewahrungsfristen, beziehen Sie bitte Ihre Steuerberatung ein. Wir sorgen für die technische Umsetzung.