Rechnungen weiterleiten, Freigaben einholen, Daten von einem System ins nächste übertragen, Ordner anlegen, Benachrichtigungen verschicken: In jedem Unternehmen laufen täglich Abläufe, die niemand mag und die trotzdem jemand machen muss. Sie sind vorhersehbar, wiederholen sich und binden genau die Kapazität, die an anderer Stelle fehlt. Prozessautomatisierung nimmt Ihnen diese Arbeit ab.
Die GOHAN GmbH ist Ihre erste Anlaufstelle für Prozessautomatisierung im Mittelstand. Als zertifizierter Microsoft Partner analysieren wir Ihre Abläufe, ermitteln das Automatisierungspotenzial, setzen die Prozesse mit Power Automate und ergänzenden KI-Bausteinen um und rechnen den Nutzen je Prozess nach – herstellerseitig zertifiziert und praxiserprobt. Das entlastet besonders kleine IT-Teams spürbar.
Der Unterschied zur klassischen Automatisierung: Mit KI-Bausteinen lassen sich auch Abläufe automatisieren, die bisher menschliches Verständnis erforderten – etwa Belege auslesen, Anliegen aus E-Mails erkennen oder unstrukturierte Informationen einordnen. Damit erweitert sich der Kreis automatisierbarer Prozesse erheblich.
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Der größte Vorteil von Power Automate für KMU: Die Plattform ist Teil der Microsoft-Welt, in der Sie ohnehin arbeiten. Sie verbindet Microsoft 365, SharePoint, Outlook, Teams und Ihre Fachanwendungen, ohne dass ein weiteres Parallelsystem entsteht – und ohne dass Ihre Daten die abgesicherte Umgebung verlassen.
Power Automate
Abläufe werden über eine grafische Oberfläche zusammengesetzt: Auslöser festlegen, Bedingungen definieren, Aktionen verketten. Für die meisten Prozesse im Mittelstand ist keine Programmierung erforderlich. Anpassungen bleiben dadurch auch später schnell und günstig machbar.
KI-Bausteine
Wo reine Regeln nicht ausreichen, ergänzen KI-Bausteine den Ablauf: Belege auslesen, Texte klassifizieren, Anliegen aus E-Mails erkennen, unstrukturierte Informationen einordnen. So lassen sich Prozesse automatisieren, die bislang zwingend menschliches Verständnis erforderten.
Anbindung Ihrer Systeme
Über Konnektoren und Schnittstellen binden wir Ihre bestehenden Anwendungen an – Buchhaltung, Warenwirtschaft, CRM, Dokumentenmanagement. Der automatisierte Ablauf endet damit nicht an der Systemgrenze, sondern zieht sich durch die gesamte Prozesskette.
Kontrolle und Nachvollziehbarkeit
Automatisierung heißt nicht Kontrollverlust. Jeder Ablauf ist protokolliert, Fehler werden gemeldet, und bei kritischen Schritten bleibt eine bewusste Freigabe durch einen Menschen erhalten. So bleibt nachvollziehbar, was wann passiert ist.
Automatisierte Abläufe verarbeiten regelmäßig personenbezogene Daten – etwa in Personalprozessen oder in der Kundenkorrespondenz. Da Power Automate innerhalb Ihrer Microsoft-Umgebung läuft, greifen die dort vorhandenen Sicherheits-, Identitäts- und Compliance-Strukturen. Ihre Daten verlassen die abgesicherte Umgebung nicht.
Ein häufig unterschätztes Thema ist die Berechtigung, unter der ein Ablauf läuft. Ein Prozess, der mit weitreichenden Rechten arbeitet, kann mehr, als er sollte. Deshalb definieren wir für jeden Ablauf sauber, welche Zugriffe er tatsächlich benötigt, und dokumentieren die Verarbeitung nachvollziehbar.
Typische Governance-Bausteine, die wir gemeinsam mit Ihnen aufsetzen: ein Berechtigungskonzept je Ablauf, Protokollierung und Fehlerbenachrichtigung, verbindliche Freigabestufen bei kritischen Schritten, dokumentierte Verarbeitung für Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten sowie klare Zuständigkeiten für die Pflege der Abläufe.
Eine erfolgreiche Automatisierung beginnt nicht bei der Software, sondern bei der Frage: Welche Prozesse kosten uns am meisten Zeit – und sind sie überhaupt sauber definiert? Ein unklarer Prozess wird durch Automatisierung nicht besser, sondern nur schneller falsch. Deshalb steht am Anfang eine ehrliche Potenzialanalyse.
Unser bewährter Ablauf in vier Phasen:
Die Erfahrung zeigt: Unternehmen, die mit einem einzigen, klar messbaren Prozess starten – meist dem Rechnungseingang – sehen schnell Ergebnisse und gewinnen Vertrauen für weitere Schritte. Wer alles auf einmal automatisieren will, verzettelt sich in Sonderfällen.
Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Prozesse auf Automatisierungspotenzial prüfen.
Als zertifizierter Microsoft Partner betreut die GOHAN GmbH kleine und mittlere Unternehmen von der IT-Infrastruktur über Microsoft 365 und Azure bis zum laufenden IT-Betrieb. Diese Breite ist bei Automatisierung entscheidend, denn hier treffen Prozesse, Systeme, Berechtigungen und Datenschutz aufeinander – ein Bereich, in dem reine Prozessberater ohne IT-Tiefe schnell an Grenzen stoßen.
Wir wissen, dass Automatisierungsprojekte nicht an der Technik scheitern, sondern an unklar definierten Prozessen, fehlender Zuständigkeit und zu breit angelegten Startpunkten. Genau diese Hebel begleiten wir aktiv: von der Potenzialanalyse über Pilot und Rollout bis zur laufenden Betreuung im Rahmen unserer IT-Servicepakete.
Unser Leistungsspektrum rund um KI-Prozessautomatisierung umfasst:
GOHAN GmbH – Dokumente. IT. Cloud. Nehmen Sie jetzt Kontakt auf und lassen Sie uns gemeinsam Ihre Routineprozesse automatisieren.
KI-Automatisierung bezeichnet die Automatisierung von Geschäftsprozessen, bei der klassische Regelabläufe um KI-Bausteine ergänzt werden. Dadurch lassen sich auch Prozesse automatisieren, die bisher menschliches Verständnis erforderten – etwa Belege auslesen, Anliegen aus E-Mails erkennen oder unstrukturierte Informationen einordnen.
Power Automate ist die Automatisierungsplattform von Microsoft. Abläufe werden über eine grafische Oberfläche zusammengesetzt: Auslöser festlegen, Bedingungen definieren, Aktionen verketten. Die Plattform verbindet Microsoft 365, SharePoint, Outlook, Teams und Ihre Fachanwendungen, ohne dass ein weiteres Parallelsystem entsteht.
Automatisierung lohnt sich dort, wo Abläufe häufig, regelbasiert und fehleranfällig sind: Rechnungseingang, Freigaben, Onboarding neuer Mitarbeitender, Datenübertragung zwischen Systemen und wiederkehrende Benachrichtigungen. Wir ermitteln in einer Potenzialanalyse, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen den größten Hebel bieten.
Für die meisten Prozesse im Mittelstand ist keine Programmierung erforderlich – die Abläufe werden grafisch zusammengesetzt. Anspruchsvoll ist eher die saubere Prozessdefinition und die Anbindung der Fachsysteme. Genau das übernehmen wir für Sie, sodass Ihr Team später einfache Anpassungen selbst vornehmen kann.
Wir betrachten je Prozess die Anzahl der Vorgänge, den bisherigen Zeitaufwand pro Vorgang und die Fehlerquote und stellen dem den einmaligen Umsetzungs- sowie den laufenden Aufwand gegenüber. Daraus ergibt sich eine nachvollziehbare Rechnung, ab wann sich die Automatisierung trägt – vor der Umsetzung, nicht danach.
Da Power Automate innerhalb Ihrer Microsoft-Umgebung läuft, greifen die dort vorhandenen Sicherheits-, Identitäts- und Compliance-Strukturen; Ihre Daten verlassen die abgesicherte Umgebung nicht. Ergänzend definieren wir je Ablauf ein Berechtigungskonzept und dokumentieren die Verarbeitung nachvollziehbar.
Nein. Jeder Ablauf ist protokolliert, Fehler werden gemeldet, und bei kritischen Schritten bleibt eine bewusste Freigabe durch einen Menschen erhalten. So bleibt jederzeit nachvollziehbar, was wann passiert ist – in der Regel besser als bei manuellen Abläufen, die niemand dokumentiert.
Da die Abläufe grafisch konfiguriert sind, bleiben Anpassungen schnell und günstig machbar – auch später im laufenden Betrieb. Wir definieren mit Ihnen Zuständigkeiten für die Pflege und begleiten Änderungen im Rahmen unserer IT-Servicepakete.
Eine strukturierte Einführung läuft in vier Phasen ab: Potenzialanalyse, Vorbereitung, Pilot und Rollout. Ein erster klar umrissener Prozess ist häufig innerhalb weniger Wochen produktiv. Die Ausweitung auf weitere Prozesse erfolgt anschließend schrittweise, jeweils mit Auswertung der Ergebnisse.
Ja, und oft besonders. Kleine Unternehmen haben keine Abteilung, die Routine abfängt – jede eingesparte Stunde zählt unmittelbar. Der Einstieg lässt sich auf den Prozess mit dem größten Aufwand fokussieren, meist den Rechnungseingang, und schrittweise ausweiten.