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Datenschutzgrundverordnung

Meist beziehen wir uns im punkto Datenschutz auf elektronisch verarbeitete Daten. Doch mehr als die Hälfte aller wichtigen Daten befinden sich nach wie vor auf Papier. Ab dem 25. Mai 2018 muss sich jedes Unternehmen an die Datenschutzgrundverordnung – kurz DSGVO halten.

Diese beginnt bereits bei Ihren bestehenden Daten. Denn eine Datenerhebung auf Vorrat ist zukünftig Verboten.

Wir vergessen oft: Die DSGVO gilt auch für personenbezogene Daten auf Papier.

Sie kennen das. Einmal nicht aufgepasst und schon bleiben die Unterlagen auf dem Kopierer liegen.

Angebote, Notizen und Fehlkopien landen schnell im Papierkorb oder Dokumente bleiben nach Feierabend auf den Arbeitsplatz liegen? - In diesen Momenten verstoßen Sie bereits gegen die DSGVO.

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, denn Datenschutz beginnt beim alltäglichen. Kleine Versehen, wie vergessene Dokumente im Konferenzraum, können schwerwiegende Folgen haben. Ihnen drohen nicht nur hohe Bußgelder oder gezielte Strafverfolgung. Auch der resultierende Imageschaden kann beträchtliche Ausmaße annehmen.

Beginnen Sie also noch heute und führen ein festes System für den Umgang mit Papierdokumenten ein. Halten Sie Ihre Mitarbeiter dazu an alle Dokumente sinnvoll abzulegen und Vertrauliches wegzuschließen. Binnen sekundenschnelle entsorgen Sie nicht mehr gebrauchte Unterlagen mit einem Schreibtisch-Aktenvernichter und gehen guten Gewissens in den wohlverdienten Feierabend.

Sie meinen das ist ein zu großer Aufwand für ein paar Papiere?

Spätestens ab dem 25. Mai 2018, mit Beginn der Erfüllungspflicht der DSGVO, benötigen auch Sie eine rechtskonforme Unternehmensrichtline im Umgang mit Papierdokumenten. Vernichten Sie Daten die Sie nicht mehr besitzen dürfen oder in Ihrer Aufbewahrungsfrist bereits abgelaufen sind.

Denn bedenken Sie: Papierdokumente die einmal in Umlauf gebracht wurden sind nur schwer zu kontrollieren.

Folgende Dokumente gehören geschreddert, wenn Sie nicht mehr benötigt werden:

• Angebote und Vertragsunterlagen

• Kontoauszüge und Belege

• Rechnungen und Quittungen

• personalisierte Werbeunterlagen

• Steuer- und Buchhaltungsunterlagen

• unterschriebene Dokumente

• Notizen, Leseausdrucke, Fehlkopien
 

Dies betrifft Sie nicht? - Sie lassen regelmäßig große Mengen an Unterlagen entsorgen?

Natürlich gibt man gern diesen Aufwand aus der Hand, jedoch haben Sie nie die absolute Sicherheit das Ihre Unterlagen auch ordnungsgemäß entsorgt werden. Denn auch Servicefirmen entbinden Sie nicht von der Haftung im Falle eines Missbrauchs.

Hochwertige Großraum-Aktenvernichter arbeiten über viele Jahre zuverlässig. Eine Anschaffung zahlt sich aus.

 

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